Cari Hesap
Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki tüm alışverişin tarih sırasıyla tutulduğu hesaptır. Geleneksel veresiye defterinin yaptığı işi yapar; farkı, bakiyeyi otomatik hesaplaması, vadeyi takip etmesi ve geçmişi kaybetmemesidir.
Bir müşteri cari hesabında iki tür hareket bulunur: hesabı borçlandıran işlemler (veresiye satış, kesilen fatura) ve alacaklandıran işlemler (tahsilat, iade, iskonto). Bu hareketlerin farkı, o müşterinin size olan güncel borcunu verir.
Tedarikçi tarafında akış terstir: alış faturası sizi borçlandırır, yaptığınız ödeme borcu kapatır. İki tarafı aynı mantıkla tutmak, işletmenin toplam alacak ve borç pozisyonunu tek ekranda görebilmesini sağlar.
Defter, tek tek kayıtları tutmakta başarılıdır ancak soru sormaya izin vermez. 'Vadesi 30 günü geçen alacağım ne kadar?' ya da 'Bu müşteri son altı ayda ortalama kaç günde ödüyor?' sorularının cevabı defterde vardır ama saatlerce sayfa çevirmeden ulaşılamaz.
Dijital cari hesapta bu sorular birer rapordur. Ayrıca satış anında bakiyenin görünmesi, riskli bir müşteriye yeni veresiye verilmeden önce uyarı almanızı sağlar. Tahsilat sorunlarının çoğu, bu uyarının olmadığı anlarda büyür.
Her borç kaydının bir vade tarihi olmalıdır. Vadesi belirsiz alacak, hem tahsilat takibini imkansızlaştırır hem de müşteriyle tartışma yaratır. Vade, satış anında ve müşterinin gördüğü belgede yazılı olmalıdır.
Vade politikanızı müşteri gruplarına göre standartlaştırın. Örneğin perakende müşteride peşin, kurumsal müşteride 30 gün, uzun süreli bayide 45 gün gibi. Standart bir politika, hem pazarlık süresini kısaltır hem de nakit akışı tahminini mümkün kılar.
Alacak yaşlandırma raporu, açık bakiyeleri vadesinin üzerinden geçen süreye göre gruplar. Tipik gruplar şunlardır: vadesi gelmemiş, 1-30 gün gecikmiş, 31-60 gün, 61-90 gün ve 90 günden fazla.
Bu rapor iki şeyi aynı anda gösterir: toplam riskin büyüklüğü ve riskin dağılımı. Toplam alacağın büyük bölümü 90 gün üstü grupta toplanmışsa sorun tahsilat gücündedir; 1-30 gün grubunda yoğunlaşmışsa sorun genellikle hatırlatma disiplinindedir.
Tahsilat, vade geldiğinde başlayan bir iş değildir; satış anında başlar. Vadenin belgeye yazılması, müşteriye teyit edilmesi ve vade öncesinde nazik bir hatırlatma yapılması, gecikmelerin önemli bölümünü daha oluşmadan engeller.
Hatırlatma sırası basit tutulmalıdır: vadeden birkaç gün önce bilgilendirme, vade günü teyit, gecikmenin ilk haftasında telefon. Bu sıranın herkes için aynı uygulanması, müşteri ilişkisini zedelemeden kararlılık gösterir.
Cari mutabakat, sizin kaydınızla karşı tarafın kaydının aynı olup olmadığının kontrolüdür. Küçük işletmelerde bu kontrol genellikle yıl sonuna bırakılır ve o noktada aylar öncesine ait farkları çözmek çok zorlaşır.
Düzenli çalıştığınız hesaplarla ayda bir ekstre paylaşmak, farkların küçükken çözülmesini sağlar. Paylaşılan ekstrenin tarih aralığı, açılış bakiyesi ve kapanış bakiyesi içermesi, karşı tarafın kontrolünü kolaylaştırır.
Tahsilat sorunları genellikle aniden ortaya çıkmaz; öncesinde sinyaller vardır. Ödeme sürelerinin yavaşça uzaması, kısmi ödemelerin artması, sipariş sıklığının düşmesi bu sinyallerin en yaygın olanlarıdır.
Her müşteri için ortalama ödeme gününü izlemek, bu sinyalleri sayıya dönüştürür. Ortalaması 22 gün olan bir müşterinin son üç faturasında 40 günü aşması, kredi limitini gözden geçirmek için yeterli bir gerekçedir.
Tedarikçi borçlarının takibi çoğu zaman ikinci plana atılır; oysa vade yönetimi burada da doğrudan nakit akışını etkiler. Ödeme takviminizi bilmek, hangi hafta ne kadar çıkış olacağını öngörmenizi sağlar.
Ayrıca erken ödeme iskontoları küçük işletmeler için gözden kaçan bir kazanç kalemidir. Tedarikçinizin sunduğu iskontonun yıllık karşılığını hesaplayıp elinizdeki nakdin alternatif getirisiyle karşılaştırmak, basit ama etkili bir finansal karardır.
Cari düzeni kurmak için karmaşık bir projeye gerek yoktur. İlk hafta mevcut açık bakiyeleri sisteme aktarın ve her birine vade tanımlayın. İkinci hafta yaşlandırma raporunu okumaya başlayın. Üçüncü haftadan itibaren hatırlatma sırasını uygulayın.
Bir ay sonunda ölçeceğiniz tek gösterge şu olsun: toplam alacağın ortalama yaşı kaç gün? Bu sayının aydan aya düşmesi, sistemin çalıştığının en net kanıtıdır ve doğrudan nakit akışınıza yansır.
Veresiye satış bir finansman kararıdır; müşteriye kendi paranızla kredi açıyorsunuz demektir. Bu nedenle her müşteri için bir üst limit belirlemek, hem riski sınırlar hem de satış ekibine net bir çerçeve verir.
Limit belirlerken müşterinin ödeme geçmişi, aylık alım hacmi ve sektörü dikkate alınmalıdır. Limitin satış anında görünmesi ve aşıldığında uyarı vermesi, kararın anlık inisiyatife bırakılmasını engeller.
Yüksek tutarlı çalışmalarda teminat istemek olağan bir uygulamadır. Teminatın türü ve tutarı kadar, takip edildiği yer de önemlidir; teminat bilgisinin cari hesapla birlikte tutulması, vade geldiğinde hızlı hareket etmenizi sağlar.
Cari hesap yalnızca bir tahsilat aracı değil, aynı zamanda bir müşteri veritabanıdır. Hangi müşterinin ne sıklıkla, hangi tutarda ve hangi ürünleri aldığı bilgisi cari hareketlerin içinde saklıdır.
Bu veriyi düzenli okumak, hem sadık müşterileri tanımayı hem de uzaklaşmakta olanları erken fark etmeyi sağlar. Alım sıklığı düşen bir müşteriye zamanında yapılan bir telefon, kaybedilmiş bir müşteriyi geri kazanmaya çalışmaktan çok daha düşük maliyetlidir.
Uygulamaya geçin
Satış, stok, cari ve finans kayıtları aynı yerde tutulduğunda raporlar kendiliğinden doğru çıkar.
Aynı konu etrafındaki diğer rehberler.
İşletmeler kâr edemedikleri için değil, nakitleri bittiği için kapanır. Bu yazıda küçük bir işletmenin haftalık nakit akışını nasıl planlayacağını ve sıkışıklığı nasıl önceden göreceğini anlatıyoruz.
e-Fatura, kağıt faturanın elektronik karşılığı değil, tarafları belirli ve iletimi kayıtlı bir belge düzenidir. Bu yazıda kapsamı, e-Arşiv ile farkını ve geçiş sürecini adım adım açıklıyoruz.
Ön muhasebe, mali müşavirin işini değil işletmenin günlük kaydını kapsar. Bu yazıda hangi kayıtların tutulması gerektiğini ve bunların birbirine nasıl bağlandığını sade bir dille anlatıyoruz.
