Stok Yönetimi
Bir işletmenin kasasındaki para kadar, rafındaki mal da sermayedir. Stok takibi bu sermayenin nerede, ne kadar ve ne kadar süredir durduğunu bilmektir. İyi kurulmuş bir stok düzeni, hem elde kalan malı hem de 'ürün yok' demek zorunda kalınan satışları aynı anda azaltır.
Stok yönetiminde iki tür hata vardır. Birincisi fazla stok: satılmayan mal raflarda bekler, nakit orada kilitlenir, bazı ürünlerde bozulma veya demode olma riski doğar. İkincisi eksik stok: müşteri istediği ürünü bulamaz, satış kaçar ve bazen müşteri de kaybedilir.
İyi bir stok düzeni bu iki hatayı sıfırlamaya değil, dengelemeye çalışır. Amaç, her ürün için 'ne zaman ve ne kadar sipariş vereceğim' sorusunu tahmine değil geçmiş satış verisine dayandırmaktır.
Stok takibinin temeli ürün kartıdır. Her ürünün tek bir kartı olmalı ve bu kartta en az şu alanlar dolu bulunmalıdır: ürün adı, barkod, birim, alış fiyatı, satış fiyatı ve KDV oranı. Birim seçimi özellikle önemlidir; kilogramla satılan bir ürünü adet olarak tanımlamak bütün sayımları bozar.
Aynı ürünün farklı isimlerle birden fazla kez açılması, küçük işletmelerde en sık görülen veri sorunudur. Yeni kart açmadan önce barkodla arama yapmak ve isimlendirme için basit bir kural belirlemek bu sorunu büyük ölçüde önler.
Stok miktarı elle güncellenen bir sayı değil, hareketlerin sonucudur. Alış faturası girişi stoğu artırır, satış çıkışı azaltır. Fire, iade ve transfer de birer harekettir ve mutlaka kaydedilmelidir.
Elle miktar düzeltmesi yalnızca sayım sonrası yapılmalıdır. Aksi halde stok bakiyesi doğru görünse bile hareketlerin izi kaybolur ve farkın nereden geldiği hiçbir zaman anlaşılamaz. Bu iz, kayıp ve hırsızlık tespitinde de en önemli araçtır.
Kritik stok, siparişin verilmesi gereken eşik miktardır. Basit bir hesapla bulunabilir: günlük ortalama satış adedi ile tedarik süresini çarpın, üzerine güvenlik payı ekleyin. Günde 6 adet satan ve tedariki 4 gün süren bir üründe eşik 24 adet artı güvenlik payı olur.
Güvenlik payını satış dalgalanmasına göre belirleyin. Talebi istikrarlı ürünlerde iki günlük satış yeterli olabilirken, mevsimsel ürünlerde bu payın artırılması gerekir. Eşikleri yılda birkaç kez gözden geçirmek, sezon değişimlerinde stoksuz kalmayı önler.
Yılda bir yapılan büyük sayım, farkı geç fark ettirir. Bunun yerine döngüsel sayım önerilir: ürünler gruplara ayrılır ve her hafta bir grup sayılır. Böylece yıl boyunca tüm katalog birkaç kez sayılmış olur ve farklar küçükken yakalanır.
Sayımda hangi ürünlerin daha sık sayılacağını belirlemek için ABC yaklaşımı işe yarar: cironun büyük bölümünü oluşturan A grubu ürünler ayda bir, orta grup üç ayda bir, düşük devirli grup yılda bir sayılabilir.
Stok devir hızı, belirli bir dönemde stoğun kaç kez yenilendiğini gösterir. Dönemdeki satılan malın maliyetini ortalama stok değerine bölerek hesaplanır. Yüksek devir hızı, sermayenin verimli kullanıldığı anlamına gelir.
Bu oranı ürün grubu bazında incelemek tek bir toplam rakamdan çok daha faydalıdır. Devir hızı çok düşük gruplar, indirim veya kampanya adaylarıdır; çok yüksek olanlar ise sık sık stoksuz kalıyor olabilir ve sipariş miktarının artırılması gerekebilir.
Gıda, kozmetik ve benzeri sektörlerde fire kaçınılmazdır; sorun firenin varlığı değil, ölçülmemesidir. Fire oranını ürün grubu bazında izlemek, hem sipariş miktarlarının hem de raf düzeninin gözden geçirilmesini sağlar.
Müşteri iadelerini de ayrı bir hareket olarak kaydetmek gerekir. İade edilen ürün satılabilir durumdaysa stoğa geri girmeli, değilse zayiat olarak düşülmelidir. Bu ayrım yapılmadığında hem stok hem de kâr rakamları yanıltıcı olur.
Aşağıdaki maddeleri ayda bir gözden geçirmek, stok düzeninin bozulmasını engeller. Liste kısa tutulmuştur çünkü uygulanmayan uzun bir kontrol listesi hiç listesi olmamasından farksızdır.
Kayıt sistemi ne kadar iyi olursa olsun, fiziksel düzen bozuksa stok doğruluğu düşer. Aynı ürünün üç farklı rafta bulunması, sayımda atlanmasına ve gereksiz sipariş verilmesine yol açar.
Her ürün için sabit bir yer belirlemek en etkili çözümdür. Raf ve bölme kodlarının ürün kartında tutulması, hem sayımı hem de sipariş toplama süresini kısaltır. Küçük bir depoda bile bu düzen fark yaratır.
Yeni gelen malın eski malın önüne konmaması da önemlidir. Son kullanma tarihi olan ürünlerde ilk giren ilk çıkar kuralına uymak, fire oranını doğrudan düşürür ve iade süreçlerini azaltır.
Stok sorunlarının bir kısmı işletmenin içinden değil, tedarik zincirinden kaynaklanır. Söz verdiği tarihte teslim etmeyen ya da eksik gönderen bir tedarikçi, en iyi kurulmuş stok düzenini bile bozar.
Bu nedenle her tedarikçi için basit iki gösterge tutmak yeterlidir: söz verilen ile gerçekleşen teslim süresi arasındaki fark ve eksik/hatalı gönderim oranı. Bu iki sayı, hem güvenlik stoğunu doğru belirlemenizi hem de görüşmelerde somut veriyle konuşmanızı sağlar.
Uygulamaya geçin
Satış, stok, cari ve finans kayıtları aynı yerde tutulduğunda raporlar kendiliğinden doğru çıkar.
Aynı konu etrafındaki diğer rehberler.
Barkod, stok ve satış verisini hatasız toplamanın en ucuz yoludur. Bu rehberde barkod türlerinden okuyucu seçimine, etiket basımından barkodsuz ürünlerin kodlanmasına kadar tüm adımları anlatıyoruz.
POS yalnızca ödeme alan bir cihaz değil, satış verisinin doğduğu yerdir. Bu yazıda POS sisteminin ne işe yaradığını, yazarkasadan farkını ve doğru seçim için bakılması gereken kriterleri anlatıyoruz.
Ciro büyürken kârın küçülmesi perakendede sık görülen bir durumdur. Bu yazıda ürün, kategori ve müşteri bazında kârlılığın nasıl ölçüleceğini ve hangi kararlara dönüştürüleceğini anlatıyoruz.
